إدارة الوقـــت

                                   
مصفوفة ادارة الوقت
الجميع يواجه مشاكل مع الوقت، لكن الوقت ليس هو المشكلة، فهو الشئ الوحيد الذي يملكه الجميع بالتساوي كل يوم .إنما المشكلة أننا لم نتعلم إدارة الوقت بصورة جيدة .ولعل مصفوفة إدارة الأولويات للدكتور ستيفن كوفي هي من أفضل النماذج التي تساعدنا على التمييز بين الانشطة العاجلة والمهمة وذلك لتحديد الأولويات .


                             

إذا نظرنا إلى:

المربع الاول من المصفوفة ( مربع الإدارة )

وهو الذي يدلُّ على الأنشطة المُهمة والمُستعجلة، مثل:

- أزمات( السيارة تعطلت ولديَّ عمل بها وبالتالي لا بد من إصلاحها).
- مديرك طلب منك إعداد تقرير يخص العمل على أن تقوم بتسليمه في نهاية اليوم.
- مشكلات طارئة( وجع مُؤلم في أسناني، يضطرني إلى الذهاب إلى طبيب الأسنان).
- اجتماعات مهمة ومفاجئة( أتى وقت الاجتماع ولابد من حضوره).
يجب أن نعرف أن الأمور الهامة أصبحت مُستعجلة بسبب إهمالها أو تأجيلها أو بسبب عدم التخطيط الجيد لها، فنعتاد على معالجة الأزمات ( فيعطي انطباعا بالأهمية والانشغال الدائم وهو شعور كاذب بالأهمية ).


المربع الثاني( مربع القيادة)

وهو الذي يدلُّ على الأنشطة المُهمة ولكنها ليست مُستعجلة، مثل:

- التخطيط للعام القادم، التخطيط للمستقبل.
- التخطيط للأزمات بشكل يمنع حدوثها.
- قراءة كتب تُفيدك في مجال عملك.
- التعلم الذاتي
- تنمية العلاقات مع الآخرين
- التفكير
- التحضير لاجتماعات مُهمة.



المربع الثالث (مربع الخداع)

وهو الذي يدلُّ على الأنشطة غير المُهمة ولكنها مُستعجلة، مثل:

- بعض الاجتماعات غير الضرورية
- مكالمات هاتفية
- بعض المقابلات (زوار بدون موعد)
- وقود السيارة قارب على الانتهاء
- نشاطات عامة

نحن ننفق الكثير من الوقت في هذا المربع لكي نستجيب لأولويات الآخرين وليس بالضرورة لأولوياتنا .


المربع الرابع ( مربع الضياع)

وهو الذي يدلُّ على أنشطة غير مُهمة وغير مُستعجلة، مثل:

- أفراد يُضيّعون وقتك
- قراءة الصحيفة اليومية
- بعض رسائل البريد العشوائي
- الحديث عن مشاكل الآخرين.
- أنشطة غير مجدية
- الثرثرة في أماكن العمل.
- غسيل السيارة

إنّ إنفاق الوقت في هذا المربع يؤدي إلى هدر وقتك وطاقتك وبالتالي حياتك، وإذا لم نُنفق وقتاً في هذا المربع سيصبح لدينا وقتاً كبيراً لأنشطة المربع الثاني.

بعد تعرفك على مربعات المصفوفة فكِر قليلا في إدارة وقتك وتوقف عن انجاز ماهو غير مهم وغير عاجل ويجدر بك أنفاق معظم طاقتك حيث يلتقي المهم مع غير العاجل ، أي المربع الثاني من المصفوفة ، بمعنى أخرعليك بسرقة الوقت من الأقسام 3 و 4 لتعزيز البند 2 حيث انه أهم البنود و ليس البند رقم 1 .

بذلك لن يتبدد وقتك وستتمكن من إنجاز جميع المهام دون الإحساس بضغط الوقت.

وإذا أهملنا أو أجّلنا أنشطة المربع الثاني أو لم نكن فعّالين فيه، فسيؤدي هذا إلى تحوّل الأمور الهامة إلى أمور مُستعجلة مما يؤدي إلى اتساع مساحة المربع الأول، وبالتالي إلى ظهور ضغط العمل، والإرهاق، والقلق، والمزيد من الأزمات، أما إنفاق الوقت في هذا المربع فسيؤدي إلى تقليل مساحة المربع الأول تلقائياً، فالتخطيط والاستعداد، ومنع المشكّلات قبل حدوثها، يجعل الكثير من الأمور غير عاجلة.