الأحد، 13 مارس، 2011

إدارة الوقـــت


                                   
مصفوفة ادارة الوقت
الجميع يواجه مشاكل مع الوقت، لكن الوقت ليس هو المشكلة، فهو الشئ الوحيد الذي يملكه الجميع بالتساوي كل يوم .إنما المشكلة أننا لم نتعلم إدارة الوقت بصورة جيدة .ولعل مصفوفة إدارة الأولويات للدكتور ستيفن كوفي هي من أفضل النماذج التي تساعدنا على التمييز بين الانشطة العاجلة والمهمة وذلك لتحديد الأولويات .


                             

إذا نظرنا إلى:

المربع الاول من المصفوفة ( مربع الإدارة )

وهو الذي يدلُّ على الأنشطة المُهمة والمُستعجلة، مثل:


- أزمات( السيارة تعطلت ولديَّ عمل بها وبالتالي لا بد من إصلاحها).
- مديرك طلب منك إعداد تقرير يخص العمل على أن تقوم بتسليمه في نهاية اليوم.
- مشكلات طارئة( وجع مُؤلم في أسناني، يضطرني إلى الذهاب إلى طبيب الأسنان).
- اجتماعات مهمة ومفاجئة( أتى وقت الاجتماع ولابد من حضوره).
يجب أن نعرف أن الأمور الهامة أصبحت مُستعجلة بسبب إهمالها أو تأجيلها أو بسبب عدم التخطيط الجيد لها، فنعتاد على معالجة الأزمات ( فيعطي انطباعا بالأهمية والانشغال الدائم وهو شعور كاذب بالأهمية ).


المربع الثاني( مربع القيادة)

وهو الذي يدلُّ على الأنشطة المُهمة ولكنها ليست مُستعجلة، مثل:


- التخطيط للعام القادم، التخطيط للمستقبل.
- التخطيط للأزمات بشكل يمنع حدوثها.
- قراءة كتب تُفيدك في مجال عملك.
- التعلم الذاتي
- تنمية العلاقات مع الآخرين
- التفكير
- التحضير لاجتماعات مُهمة.



المربع الثالث (مربع الخداع)

وهو الذي يدلُّ على الأنشطة غير المُهمة ولكنها مُستعجلة، مثل:


- بعض الاجتماعات غير الضرورية
- مكالمات هاتفية
- بعض المقابلات (زوار بدون موعد)
- وقود السيارة قارب على الانتهاء
- نشاطات عامة


نحن ننفق الكثير من الوقت في هذا المربع لكي نستجيب لأولويات الآخرين وليس بالضرورة لأولوياتنا .


المربع الرابع ( مربع الضياع)

وهو الذي يدلُّ على أنشطة غير مُهمة وغير مُستعجلة، مثل:


- أفراد يُضيّعون وقتك
- قراءة الصحيفة اليومية
- بعض رسائل البريد العشوائي
- الحديث عن مشاكل الآخرين.
- أنشطة غير مجدية
- الثرثرة في أماكن العمل.
- غسيل السيارة


إنّ إنفاق الوقت في هذا المربع يؤدي إلى هدر وقتك وطاقتك وبالتالي حياتك، وإذا لم نُنفق وقتاً في هذا المربع سيصبح لدينا وقتاً كبيراً لأنشطة المربع الثاني.

بعد تعرفك على مربعات المصفوفة فكِر قليلا في إدارة وقتك وتوقف عن انجاز ماهو غير مهم وغير عاجل ويجدر بك أنفاق معظم طاقتك حيث يلتقي المهم مع غير العاجل ، أي المربع الثاني من المصفوفة ، بمعنى أخرعليك بسرقة الوقت من الأقسام 3 و 4 لتعزيز البند 2 حيث انه أهم البنود و ليس البند رقم 1 .

بذلك لن يتبدد وقتك وستتمكن من إنجاز جميع المهام دون الإحساس بضغط الوقت.



وإذا أهملنا أو أجّلنا أنشطة المربع الثاني أو لم نكن فعّالين فيه، فسيؤدي هذا إلى تحوّل الأمور الهامة إلى أمور مُستعجلة مما يؤدي إلى اتساع مساحة المربع الأول، وبالتالي إلى ظهور ضغط العمل، والإرهاق، والقلق، والمزيد من الأزمات، أما إنفاق الوقت في هذا المربع فسيؤدي إلى تقليل مساحة المربع الأول تلقائياً، فالتخطيط والاستعداد، ومنع المشكّلات قبل حدوثها، يجعل الكثير من الأمور غير عاجلة.

هناك 6 تعليقات:

Ms Venus يقول...

موضوع مهم جدا

وياريت الكل يقراه فعلا ويتعلم منه


لان الوقت اللى بيضيع مننا بدون اى فائدة او انجاز


للاسف كتير اووى


شكرا ليك يا تامر

موناليزا يقول...

يكفى أن يضع دائما الفرد أمام عينه هذا الحديث "سيسأل المرء عن عمره فيما أفناه....."
فالوقت نعمة غالية وبشوية ترتيب بسيط هنستغل اكبر كميه منه فى فعل اشياء عديدة

أحييك على موضوعاتك المتميزة

Days and Nights يقول...

الأخت العزيزة الغالية / فينوس

أنا اللى مش عارف أشكرك على إيه ولا إيه ... منورًة المدونة أختى الكريمة ودمتى بكل الحب .

أخوك / تامر

Days and Nights يقول...

الأخت العزيزة والغالية / موناليزا

كل الشكر والتقدير لشخصكم الكريم على المتابعة والتعليقات ودائما أخوة متحابين فى الله ودمتى بكل الود

أخوك / تامر

فيلسوف زمانه يقول...

راااااااااااااااااااااااااااااائع ... جميل جدا جزاك الله خيرا

Days and Nights يقول...

الأخ العزيز / فيلسوف

كل الشكر والتحية والتقدير لشخصكم الكريم على المتابعة والتعليق ودامت الأخوة والمحبة بيننا ودمت بكل الود

تحياتى

أخوك / تامر